PASO 1. Designa a una persona, o un comité o equipo de responsables de implementación de la norma. En empresas grandes es común que esta tarea recaiga sobre el equipo de RRHH o del Comité de Seguridad e Higiene, pero puedes designar un grupo especial para el fin que estamos buscando.

PASO 2 Crea una carpeta o archivo físico donde vayas guardando evidencia de todas tus acciones, escritos, minutas, imágenes, expedientes de seguimiento, etc.

PASO 3. Redacta la Política de Prevención de Riesgos Psicosociales (PPRPS) para tu empresa.
En el documento de la PPSPS deberás establecer por escrito a el o los responsables de la implementación de la norma en general y/o de la política específicamente, deberás especificar la capacidad de acción de el o los responsables (Que poder tienen), otro aspecto que debes incluir es establecer la forma en que se la política será difundida o implementada.

Define los compromisos y principios de la PPRPS y exprésalos puntualmente, puedes ver el EJEMPLO DE POLÍTICA que proporciona la norma para que te bases en el al momento de redactar la de tu empresa DANDO CLICK en el siguiente botón.

—

PASO 4.  Define y establece medidas de: 1. Prevención de Riesgos Psicosociales. 2. Promoción de un Entorno Organizacional Favorable. 3. Atención de Actos de Violencia Laboral.

La unidad de verificación (Inspectores) podrán solicitarte evidencia ya sea DOCUMENTAL o por medio de ENTREVISTA
con trabajadores para comprobar el cumplimiento.

En el desarrollo de los tres puntos anteriores debes tomar en cuenta:

a) En relación con el liderazgo y las relaciones en el trabajo deberán incluir:

1) Acciones para el manejo de conflictos en el trabajo, la distribución de los tiempos de trabajo, y la determinación de prioridades en el trabajo;
2) Lineamientos para prohibir la discriminación y fomentar la equidad y el respeto;
3) Mecanismos para fomentar la comunicación entre supervisores o gerentes y trabajadores, así como entre los trabajadores;
4) Establecer y difundir instrucciones claras a los trabajadores para la atención de los problemas que impiden o limitan el desarrollo de su trabajo, cuando éstos se  presenten, y
5) Capacitación y sensibilización de los directivos, gerentes y supervisores para la prevención de los factores de riesgo psicosocial y la promoción de entornos organizacionales favorables, con énfasis en lo señalado en los sub incisos 1) al 3) de este inciso, según aplique;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Sesiones de capacitación (Con programa y evidencias), Redacción de reglamentos de conducta, Creación de mecanismos de comunicación (emails, buzón, formatos impresos, etc.), Redacción de instructivos y capacitación constante.

b) Respecto a las cargas de trabajo deberán contener:

1) Revisión y supervisión que la distribución de la carga de trabajo se realice de forma equitativa y considerando el número de trabajadores, actividades a desarrollar, alcance de la actividad y su capacitación;
2) Actividades para planificar el trabajo, considerando el proceso productivo, de manera que se tengan las pausas o periodos necesarios de descanso, rotación de tareas y otras medidas necesarias para evitar ritmos de trabajo acelerados, y
3) Instructivos o procedimientos que definan claramente las tareas y responsabilidades;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Establece un protocolo para establecer y verificar que las cargas de trabajo sean equitativas, puede ser a través de reuniones de planificación y redacta un reglamento o instructivo donde se definan las actividades de manera clara.

c) En lo que se refiere al control de trabajo deberán comprender:

1) Actividades para involucrar a los trabajadores en la toma de decisiones sobre la organización de su trabajo; para que participen en la mejora de las condiciones de trabajo y la productividad siempre que el proceso productivo lo permita y cuenten con la experiencia y capacitación para ello;
2) Acciones para acordar y mejorar el margen de libertad y control sobre su trabajo por parte de los trabajadores y el patrón, y para impulsar que éstos desarrollen nuevas competencias o habilidades, considerando las limitaciones del proceso productivo, y
3) Reuniones para abordar las áreas de oportunidad de mejora, a efecto de atender los problemas en el lugar de su trabajo y determinar sus soluciones;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Redacta un programa de reuniones destinadas a cumplir los puntos anteriores, establece un procedimiento para implementar y dar seguimiento a los acuerdos, ten en cuenta que el objetivo de estas reuniones es que los trabajadores colaboren en la mejora de la productividad, propongan soluciones a problemas y mejoren su control sobre sus actividades en el trabajo.

d) En lo relativo al apoyo social deberán incluir actividades que permitan:

1) Establecer relaciones entre trabajadores, supervisores, gerentes y patrones para que puedan obtener apoyo los unos de los otros;
2) Realizar reuniones periódicas (semestrales o anuales) de seguimiento a las actividades establecidas para el apoyo social y, en su caso, extraordinarias si ocurren eventos que pongan en riesgo la salud del trabajador o al centro de trabajo;
3) Promover la ayuda mutua y el intercambio de conocimientos y experiencias entre los trabajadores, y
4) Contribuir al fomento de las actividades culturales y del deporte entre sus trabajadores y proporcionarles los equipos y útiles indispensables;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Realiza un programa de reuniones para lograr los fines expuestos en este inciso, recuerda que debes guardar evidencia de la programación de reuniones que se van a realizar y de las actividades realizadas en las reuniones que ya sucedieron, a través de minutas, listas de asistencia, fotografías, etc. 

e) En relación con el equilibrio en la relación trabajo-familia, contemplar:

1) Acciones para involucrar a los trabajadores en la definición de los horarios de trabajo cuando las condiciones del trabajo lo permitan;
2) Lineamientos para establecer medidas y límites que eviten las jornadas de trabajo superiores a las previstas en la Ley Federal del Trabajo;
3) Apoyos a los trabajadores, de manera que puedan atender emergencias familiares, mismas que el trabajador tendrá que comprobar, y
4) Promoción de actividades de integración familiar en el trabajo, previo acuerdo con los trabajadores;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Realiza un programa de reuniones entre los trabajadores para  cumplir de los punto 1 al 3, al mismo tiempo debes llevar a cabo actividades  donde las familias de los trabajadores convivan, pueden aprovechar fechas especiales como día del niño, de las madres, del padre o de aniversario de la empresa para realizarlas.

f) Respecto al reconocimiento en el trabajo deberán contar con mecanismos que permitan:

1) Reconocer el desempeño sobresaliente (superior al esperado) de los trabajadores;
2) Difundir los logros de los trabajadores sobresalientes, y
3) En su caso, expresar al trabajador sus posibilidades de desarrollo;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Debes establecer y redactar un mecanismo de reconocimiento a tus empleados, una práctica muy utilizada es la exposición del empleado del mes, puedes valerte de esta práctica, es decir, debes hacer un reconocimiento público a los empleados sobresalientes a través de medios físicos o virtuales como sitio web, redes sociales, etc. No olvides documentar las evidencias.

g) En lo que se refiere a la prevención de la violencia laboral se deberá:

1) Difundir información para sensibilizar sobre la violencia laboral, tanto a trabajadores como a directivos, gerentes y supervisores;
2) Establecer procedimientos de actuación y seguimiento para tratar problemas relacionados con la violencia laboral, y capacitar al responsable de su implementación, y
3) Informar sobre la forma en que se deben denunciar actos de violencia laboral;

h) En relación con la información y comunicación que se proporciona a los trabajadores se deberá promover que:

1) El patrón, supervisor o jefe inmediato se comuniquen de forma directa y con frecuencia con los trabajadores sobre cualquier problema que impida o retrase el desarrollo del trabajo;
2) Los cambios en la organización o en las condiciones de trabajo se difundan entre los trabajadores, y
3) Los trabajadores puedan expresar sus opiniones sobre la solución de los problemas o la mejora de las condiciones de su trabajo que permitan mejorar su desempeño;

• TAREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: PARA LOS INCISOS «g y h» . Redacta los lineamientos, procedimientos de actuación y procedimiento del punto 2 del inciso g, realiza reuniones de capacitación  para los encargados y de información para los trabajadores acerca de la de esta temática, es recomendable que las capacitaciones las realicen profesionales en el tema.

i) Respecto a la capacitación y adiestramiento que se proporciona a los trabajadores se deberá cumplir con:

1) Analizar la relación capacitación-tareas encomendadas;
2) Dar oportunidad a los trabajadores para señalar sus necesidades de capacitación conforme a sus actividades, y
3) Realizar una detección de necesidades de capacitación al menos cada dos años e integrar su resultado en el programa de capacitación.

AREAS RECOMENDADAS A REALIZAR: Realiza un programa de reuniones entre los trabajadores  para cumplir estos fines, debes contar siempre con evidencia.

PASO 5.  (Numerales 5.7 y 8.2) Realiza tareas de difusión y capacitación sobre tu PPRPS.
Crea un programa de capacitación para los supervisores de tu empresa
Debes crear un programa de difusión de la política, puedes hacerlo a través de una o varias reuniones, proporcionándoles siempre material que refuerce el conocimiento de la norma, como volantes, trípticos, videos, presentaciones, etc.

PASO 6.  (8.1) Crea los mecanismos seguros para que los trabajadores realicen denuncias o quejas, puedes poner un buzón físico para quejas anónimas, habilitar una cuenta de correo para este fon i bien una línea de teléfono.

PASO 7.  (5.5) IDENTIFICA A LOS TRABAJADORES QUE FUERON SUJETOS A ACONTECIMIENTOS TRAUMÁTICOS SEVEROS Y CANALÍZALOS PARA SU ATENCIÓN. En equipos pequeños tal vez sea fácil identificarlos, pero puedes si tu equipo de trabajadores es grande puedes aplicar el cuestionario de la Guía de Referencia I. PUEDES APLICAR EL CUESTIONARIO DE FORMA VIRTUAL CON 035VIRTUAL, solo regístrate en nuestro sistema, si tu centro de trabajo es es de 1-15 trabajadores solo necesitarás adquirir el Paquete Base.

PASO 8.  (5.5) IDENTIFICA LOS FACTORES DE RIESGO PSICOSOCIAL y  y dales seguimiento según todo los protocoles, lineamiento y actividades que generaste en los pasos anteriores. Aplica el cuestionario de la Guía de Referencia II.  PUEDES APLICAR EL CUESTIONARIO DE FORMA VIRTUAL CON 035VIRTUAL, solo regístrate en nuestro sistema, si tu centro de trabajo es es de 16 o más trabajadores solo necesitarás adquirirás las evaluaciones que necesitas.

—

PASO 9.  Crea un Programa para la atención de los factores de riesgo psicosocial. Este debe de contener:

a) Las áreas de trabajo y/o los trabajadores (De carácter confidencial) sujetos al programa;
b) El tipo de acciones y las medidas de control que deberán adoptarse;
c) Las fechas programadas para su realización;
d) El control de los avances de la implementación del programa;
e) La evaluación posterior a la aplicación de las medidas de control, en su caso, y
f) El responsable de su ejecución.

Las acciones que implementes en el programa que generes para la atención de los factores de riesgo psicosocial , deberán se de los siguientes niveles:

a) Primer nivel: Las acciones se centran en el plano organizacional e implican actuar sobre la política de prevención de riesgos psicosociales del centro de trabajo, la organización del trabajo, las acciones o medios para: disminuir los efectos de los factores de riesgo psicosocial, prevenir la violencia laboral y propiciar el entorno organizacional favorable.

b) Segundo nivel: Las acciones se orientan al plano grupal e implica actuar en la interrelación de los trabajadores o grupos de ellos y la organización del trabajo; su actuación se centra en el tiempo de trabajo, el comportamiento y las interacciones personales, se basan en proporcionar información al trabajador, así como en la sensibilización, (contempla temas como: manejo de conflictos, trabajo en equipo, orientación a resultados, liderazgo, comunicación asertiva, administración del tiempo de trabajo, entre otros), y reforzar el apoyo social, y/o

c) Tercer nivel: Las acciones se enfocan al plano individual; es decir, se desarrolla cuando se comprueba que existen signos y/o síntomas que denotan alteraciones en la salud, se incluyen intervenciones de tipo clínico o terapéutico. Las intervenciones de tercer nivel que sean de tipo clínico o terapéutico deberán ser realizadas invariablemente por un médico, psicólogo o psiquiatra según corresponda.

PASO 10. Practica exámenes médicos a los trabajadores sujetos a  factores de riesgo psicosocial o violencia laboral y guarda un expediente.

PASO 11.  Lleva un registro físico (documental) sobre:
• Resultados de identificación de factores de riesgo psicosocial
• Nombres de los trabajadores a los que se les practicaron exámenes médicos (De forma confidencial).

PASO 12.  (5.5) IDENTIFICA LOS FACTORES DE RIESGO PSICOSOCIAL  Y EVALUACIÓN DE ENTORNO ORGANIZACIONAL  y dales seguimiento según todo los protocoles, lineamiento y actividades que generaste en los pasos anteriores. Aplica el cuestionario de la Guía de Referencia III.  PUEDES APLICAR EL CUESTIONARIO DE FORMA VIRTUAL CON 035VIRTUAL, solo regístrate en nuestro sistema, si tu centro de trabajo es es de 16 o más trabajadores solo necesitarás adquirirás las evaluaciones que necesitas.

—

PASO 13.  Crea un Programa para la atención de los factores de riesgo psicosocial. Este debe de contener:

a) Las áreas de trabajo y/o los trabajadores (De carácter confidencial) sujetos al programa;
b) El tipo de acciones y las medidas de control que deberán adoptarse;
c) Las fechas programadas para su realización;
d) El control de los avances de la implementación del programa;
e) La evaluación posterior a la aplicación de las medidas de control, en su caso, y
f) El responsable de su ejecución.

Las acciones que implementes en el programa que generes para la atención de los factores de riesgo psicosocial , deberán se de los siguientes niveles:

a) Primer nivel: Las acciones se centran en el plano organizacional e implican actuar sobre la política de prevención de riesgos psicosociales del centro de trabajo, la organización del trabajo, las acciones o medios para: disminuir los efectos de los factores de riesgo psicosocial, prevenir la violencia laboral y propiciar el entorno organizacional favorable.

b) Segundo nivel: Las acciones se orientan al plano grupal e implica actuar en la interrelación de los trabajadores o grupos de ellos y la organización del trabajo; su actuación se centra en el tiempo de trabajo, el comportamiento y las interacciones personales, se basan en proporcionar información al trabajador, así como en la sensibilización, (contempla temas como: manejo de conflictos, trabajo en equipo, orientación a resultados, liderazgo, comunicación asertiva, administración del tiempo de trabajo, entre otros), y reforzar el apoyo social, y/o

c) Tercer nivel: Las acciones se enfocan al plano individual; es decir, se desarrolla cuando se comprueba que existen signos y/o síntomas que denotan alteraciones en la salud, se incluyen intervenciones de tipo clínico o terapéutico. Las intervenciones de tercer nivel que sean de tipo clínico o terapéutico deberán ser realizadas invariablemente por un médico, psicólogo o psiquiatra según corresponda.

PASO 14. Practica exámenes médicos a los trabajadores sujetos a  factores de riesgo psicosocial o violencia laboral y guarda un expediente.

PASO 15.  Lleva un registro físico (documental) sobre:

• Resultados de identificación de factores de riesgo psicosocial
• Evaluación del entorno organizacional (mas 50 trab.)
• Nombres de los trabajadores a los que se les practicaron exámenes médicos (De forma confidencial).